Langfristig wird Alumni-Arbeit an einer Schule nur dann erfolgreich sein, wenn sie auf stabile Strukturen und die dauerhafte Mitarbeit von engagierten Alumni, Schülern und Lehrern zurückgreifen kann. Insbesondere dann, wenn die Koordinatoren des Alumni-Netzwerks nicht mehr vor Ort wohnen, ist es wichtig, starke Unterstützung vor Ort durch Schüler und Lehrer zu bekommen.
Mit der Qualität und dem Umfang der Daten in der Alumni-Datenbank steht und fällt die Qualität des Netzwerks. Bei der Pflege der Daten im eigenen Mitglieder-Profil muss sich jedes einzelne Netzwerkmitglied immer wieder einbringen und kann nicht aus der Verantwortung entlassen werden. Eine Kontaktaufnahme kann nur dann stattfinden, wenn die Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) auch stimmen. Die Frage eines Schülers kann nur dann gestellt werden, wenn bekannt ist, welchen Studiengang oder welche Ausbildung der Alumnus absolviert hat und welchen Beruf er gerade ausübt. Die regelmäßige Pflege durch jedes einzelne Netzwerkmitglied ist unbedingt notwendig. Das bedeutet für das Koordinationsteam:
Ein Beispiel für stabilisierte Strukturen ist die Zusammenarbeit der beteiligten Gruppen am Rechberg-Gymnasium Donzdorf: Der jährliche Berufsinformationsabend wird mittlerweile federführend von den Schülern selbst organisiert, unterstützt durch einen Kontaktlehrer und das Alumni-Team. Das jährliche Ehemaligentreffen wird am Rechberg-Gymnasium von der Schule ausgerichtet, das Alumni-Netzwerk Regynet stellt über Website und Verteilerlisten die Einladung der Alumni sicher. Wichtiger Erfolgsfaktor ist hier das gemeinsame Engagement der Schüler und der Alumni.